Zásady zpracování osobních údajů

Společnost Hledá se nemovitost s.r.o.,

níže informuje o zpracování osobních údajů fyzických osob, k němuž dochází při poskytování realitních služeb, kterými se rozumí zejména zprostředkování prodeje a pronájmu nemovitostí. Těmito fyzickými osobami jsou klienti, třetí osoby, zaměstnanci, dodavatelé, uživatelé internetových stránek Správce a zájemci o obchodní sdělení (dále též „Subjekt údajů“).

V těchto zásadách je upraveno zejména jaké osobní údaje jsou zpracovávány, za jakým účelem, z jakého důvodu, po jakou dobu, komu jsou zpřístupňovány a jaká práva Subjektu údajů přísluší. Tyto zásady se nevztahují na zpracování údajů právnických osob, jako jsou např. název, právní forma, sídlo či kontaktní údaje. Správce zpracovává osobní údaje v souladu s právními předpisy – zejména v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů; dále též „GDPR“).

1. Správce osobních údajů

Správcem se rozumí ten, kdo odpovídá za dodržování povinností kladených právními předpisy na ochranu osobních údajů. Konkrétně se jedná o obchodní společnost Hledá se nemovitost s.r.o., IČO: 096 08 664, se sídlem Uruguayská 380/17, Vinohrady, 120 00 Praha 2, zapsanou v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 338914 (dále též „Správce“).

Správce je v záležitostech týkajících se ochrany osobních údajů zastupován statutárním orgánem, tel. č.: +420 774 517 122, e-mail: info@hledasenemovitost.cz.

Výše uvedené kontakty může Subjekt údajů využít pro uplatnění veškerých svých níže popsaných práv nebo pro zodpovězení svých dotazů ohledně zpracování osobních údajů. Správce není povinen jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů.

2. Kdy Správce zpracovává osobní údaje

Správce zpracovává osobní údaje Subjektů údajů při níže uvedených činnostech:

1. Klientská agenda – při poskytování realitních služeb klientům a vedení jejich spisů (dále  též „Klientská agenda“);

2. Třetí osoby (např. další účastníci realitního obchodu, smluvní strany klientů) – v souvislosti s poskytováním realitních služeb klientům (dále též „Třetí osoby“);

3. Personální agenda – zaměstnanci (dále též „Personální agenda“);

4. Dodavatelská agenda – zajištění provozu kanceláře Správce a dále spolupráce s externími realitními makléři či poradci (subdodávky), jako jsou zejména spolupracující advokáti, daňoví poradci, účetní, znalci, tlumočníci, odborní konzultanti (dále též „Dodavatelská agenda“);

5. Zasílání obchodních sdělení (přímý marketing) – zejména zasílání nabídek zboží a služeb Správce včetně nabídek nemovitostí (dále též „Zasílání obchodních sdělení“);

6. Cookies – při prohlížení internetových stránek Správce www.hledasenemovitost.cz dochází ke shromáždění informací o návštěvnících a jejich chování pomocí souborů cookies či pomocí obdobných technologií. Bližší informace ohledně zpracování cookies jsou obsažené v Zásadách cookies.

3. Jaké osobní údaje zpracováváme? 

Správce je oprávněn zpracovávat následující osobní údaje Subjektu údajů, a to vždy v rozsahu závislém na konkrétním vztahu se Správcem:  

1. Identifikační a kontaktní údaje Subjektu údajů, jako jsou zejména jméno, příjmení a akademický titul, obchodní firma, adresa trvalého pobytu, kontaktní adresa, sídlo, e-mail, telefonní číslo, ID datové schránky, IČO, DIČ, rodné číslo, datum narození (dále též „Identifikační a kontaktní údaje“);

2. číslo občanského průkazu nebo pasu, rodné příjmení, rodinný stav nebo registrované partnerství, státní občanství, místo narození, fotografie (dále též „Rozšířené údaje“);

3. Platební údaje – např. číslo účtu, údaje z platební karty apod. (dále též „Platební údaje“).

Poskytování výše uvedených osobních údajů představuje v závislosti na konkrétním případu zpracování buď zákonný, nebo smluvní požadavek, případně požadavek, který je nutný pro uzavření smlouvy. Pokud Subjekt údajů tyto údaje Správci neposkytne, nebude tedy moci dojít ke vzniku smluvního vztahu.

4. Právní základ a účel zpracování osobních údajů dle jednotlivých případů zpracování

Bez souhlasu Subjektu údajů může Správce zpracovávat níže uvedené osobní údaje na základě následujících právních titulů a pro následující účely:

I. Klientská agenda

5. Z jakých zdrojů pocházejí osobní údaje

Osobní údaje zpracovávané Správcem pocházejí z následujících zdrojů:

1. údaje pochází od Subjektů údajů – poskytnuty byly v souvislosti se vznikem smluvního vztahu (včetně předsmluvního vyjednávání) nebo v průběhu jeho trvání;

2. údaje získané z veřejně dostupných zdrojů, seznamů a evidencí, jako jsou např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, insolvenční rejstřík, katastr nemovitostí, centrální evidence exekucí, registr ekonomických subjektů, registr plátců DPH apod.

Jestliže budou osobní údaje získány jinak než od Subjektu údajů dle písm. a) nebo způsobem uvedeným pod písm. b), poskytne Správce Subjektu údajů informace dle čl. 14 GDPR, aby mohl řádně uplatňovat svá práva vyplývající z GDPR.

6. Komu může Správce osobní údaje poskytovat – zpracovatelé a příjemci

Správce je v určitých případech oprávněn, a někdy dokonce i povinen, osobní údaje předávat v nezbytném rozsahu dalším osobám, které s nimi nakládají buď na základě pokynů Správce (jako tzv. zpracovatelé), nebo je využívají k vlastní činnosti (tzv. příjemci). Těmito osobami mohou být:

1. orgány veřejné moci (např. soudy, správní orgány);

2. zaměstnanci a spolupracující advokáti;

3. smluvní partneři Správce, které Správce potřebuje pro běžné fungování a realizaci smluvního vztahu se Subjekty údajů, např. dodavatelé informačních technologií (databáze, úložiště, software a aplikace používané Správcem), IT odborníci, poskytovatelé kurýrních nebo poštovních služeb, realitní makléři, daňoví a účetní poradci, znalci, tlumočníci či překladatelské agentury, odborní konzultanti;

4. další subjekty dle potřeb a pokynů klienta a dále v případech, kdy právní předpisy ukládají Správci poskytnutí osobních údajů, nebo pokud je to nutné pro ochranu oprávněných zájmů Správce.

Nikam jinam Správce osobní údaje nepředává a ani s databázemi nijak neobchoduje. Osobní údaje nejsou předávány do třetí země ani žádné mezinárodní organizaci.

Správce oznamuje jednotlivým příjemcům, jimž byly osobní údaje zpřístupněny, veškeré opravy, výmazy nebo omezení zpracování osobních údajů, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Pokud to Subjekt údajů požaduje, informuje Správce Subjekt údajů o těchto příjemcích (čl. 19 GDPR).

7. Jak dlouho Správce uchovává osobní údaje

Osobní údaje budou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu se Subjektem údajů (tj. po dobu poskytování realitních služeb, trvání pracovněprávního vztahu či po dobu dodávání služeb a zboží Správci). V případech stanovených zákonem mohou být osobní údaje Správcem uchovávány i po skončení smluvního vztahu, a to po dobu stanovenou právními předpisy.

Příklady uchovávání vybraných dokumentů obsahujících osobní údaje:

1. dokumenty a doklady týkající se plnění povinností dle AML jsou uchovávány po dobu deseti let po uskutečnění obchodu mimo obchodní vztah nebo od ukončení obchodního vztahu s klientem;

2. účetní doklady jsou uchovávány pět let od konce účetního období, kterého se týkají;

3. daňové doklady jsou uchovávány deset let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo;

4. doklady personální evidence jsou uchovávány v souladu se Zákonem o OPSZ – např. stejnopisy evidenčních listů jsou uchovávány po dobu tří let po roce, kterého se týkají, a mzdové listy a účetní záznamy pro účely důchodového pojištění jsou uchovávány po dobu třiceti let následujících po roce, kterého se týkají.

V případě předsmluvního jednání, jehož výsledkem není uzavření smlouvy, je doba uchování osobních údajů do okamžiku ukončení jednání o smlouvě.

Za účelem ochrany práv a právem chráněných zájmů Správce mohou být osobní údaje uchovány po dobu jednoho roku po uplynutí promlčecích lhůt vztahujících se k těmto právům či zájmům (promlčecí lhůty trvají obvykle 3 roky).

Jestliže Správce zpracovává osobní údaje na základě souhlasu Subjektu údajů, uchovává je do doby, dokud Subjekt údajů neodvolá souhlas.

Pokud byl naplněn účel uchovávání osobních údajů a uplynuly výše uvedené lhůty, jsou osobní údaje anonymizovány, aby již nebyla možná identifikace Subjektu údajů, nebo trvale zlikvidovány (listinné dokumenty jsou skartovány a elektronické jsou smazány ze všech systémů, úložišť a nosičů).

8. V jaké formě jsou osobní údaje zpracovány a jak je zajištěna jejich bezpečnost

Většina osobních údajů bude Správcem zpracovávána v elektronické formě. Některé z nich mohou být zachyceny také v listinné formě.

Správce vynakládá veškeré úsilí, aby osobní údaje řádně ochránil, a to od okamžiku jejich získání do okamžiku anonymizace či trvalé likvidace (skartace, smazání). Správce přijal bezpečnostní opatření, aby zajistil bezpečnost zpracovávaných osobních údajů před neoprávněným přístupem, použitím či zveřejněním. Mezi základní opatření v tomto směru patří heslem zajištěný přístup k osobním údajům (zpracovávaným v elektronické formě) a uchování osobních údajů (zpracovávaných v listinné formě) v uzamykatelných skříních, které jsou umístěné v zabezpečených prostorách (zámek a alarm). Současně je přístup k osobním údajům omezen pouze pro příslušné pracovníky, kteří jsou řádně proškoleni ohledně nakládání s osobními údaji.

V rámci zpracování osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování ani k profilování (čl. 22 GDPR).

Pokud dojde k porušení zabezpečení osobních údajů a existuje-li pravděpodobnost, že toto porušení bude mít za následek vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob, oznámí Správce toto porušení bez zbytečného odkladu Subjektu údajů (čl. 34 GDPR).

9. Práva Subjektů údajů

V souvislosti se zpracováním osobních údajů přísluší Subjektům údajů následující práva:

Právo na přístup (čl. 15 GDPR) – Subjekt údajů má právo Správce požádat o informaci, zda Správce zpracovává jeho osobní údaje. Pokud ano, přísluší mu právo získat přístup k těmto osobním údajům (např. formou výpisu) a dále požadovat informaci, o jaké údaje se jedná, jakým způsobem a za jakým účelem jsou zpracovány, komu mohou být údaje poskytnuty a po jak dlouhou dobu budou osobní údaje uloženy či archivovány.

Právo na opravu (čl. 16 GDPR) – Subjekt údajů má právo Správce požádat o opravu nepřesných (příp. neaktuálních) nebo o doplnění neúplných osobních údajů, které se ho týkají. Správce je povinen bez zbytečného odkladu opravu provést.

Právo na odvolání souhlasu (čl. 7 GDPR) – pokud je zpracování osobních údajů založeno na souhlasu Subjektů údajů, má Subjekt údajů právo svůj souhlas se zpracováním osobních údajů kdykoliv bezplatně odvolat. Subjekt údajů tak může učinit buď elektronicky zasláním e-mailové zprávy Správci na e-mailovou adresu: info@hledasenemovitost.cz, nebo písemně zasláním na adresu sídla Správce. Právo odvolat souhlas se neuplatní v případech, ve kterých je zpracování údajů založeno na jiném právním titulu (blíže viz článek 4).

Právo na výmaz („právo být zapomenut“) (čl. 17 GDPR) – Subjekt údajů má právo požádat, aby Správce zlikvidoval bez zbytečného odkladu osobní údaje týkající se Subjektu údajů, pokud jsou splněny určité podmínky uvedené v článku 17 GDPR. Může se však stát, že bude existovat jiný důvod, který Správce opravňuje či zavazuje údaje uchovávat, a proto v takovém případě nebude výmaz proveden.

Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR) – Subjekt údajů může požádat Správce, aby na určitou dobu omezil zpracování jeho osobních údajů (tedy aby je uchovával, nicméně s nimi nadále nenakládal), pokud dojde k některé ze situací uvedených v článku 18 GDPR. Pokud dojde k omezení zpracování osobních údajů, Správce předem upozorní Subjekt údajů na to, že bude omezení zpracování zrušeno.

Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR) – Subjekt údajů může kdykoliv bezplatně vznést u Správce námitku proti zpracování osobních údajů, které je založeno na oprávněných zájmech Správce či třetí strany nebo je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je Správce pověřen, včetně profilování. V takovém případě nebudou osobní údaje dále zpracovávány, pokud Správce neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy Subjektu údajů, nebo pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.

Právo vznést námitku proti přímému marketingu (čl. 21 GDPR) – Pokud se osobní údaje zpracovávají pro účely přímého marketingu (včetně profilování), má Subjekt údajů rovněž právo kdykoliv bezplatně vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů pro tento marketing, a pokud ji vznese, nebudou již osobní údaje pro účely přímého marketingu zpracovány.

Právo na přenositelnost údajů („právo na portabilitu“) (čl. 20 GDPR) – Subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které se ho týkají a které poskytl Správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a to za podmínek uvedených v článku 20 GDPR. Tyto údaje může Subjekt údajů následně předat jinému správci. Případně může Subjekt údajů žádat, aby Správce předal osobní údaje napřímo jinému správci, je-li to technicky proveditelné. Právem na přenositelnost údajů však nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

Právo podat stížnost (čl. 77 GDPR) – Pokud má Subjekt údajů za to, že Správce zpracovává osobní údaje v rozporu s právními předpisy, může podat stížnost u Správce nebo se obrátit se stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů. Více informací o právech Subjektů údajů jsou dostupné rovněž na internetových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Více informací o právech Subjektů údajů jsou dostupné rovněž na internetových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů.

10. Aktualizace Zásad zpracování osobních údajů

Tyto Zásady zpracování osobních údajů mohou být průběžně aktualizovány. Platné znění bude zveřejněno vždy na internetových stránkách Správce www.hledasenemovitost.cz.